Este documento explica cómo funciona el sistema comercial completo de Brand&Co: qué captura el agente automático, cómo está organizado el tablero Monday, qué debe hacer Javier en cada etapa y cuáles son los SLA de respuesta acordados.
01 — Automatización
Lo que hace el agente automáticamente
Agente Gmail → Monday · todos los días 08:00 AM
Sin necesidad de que nadie haga nada, cada mañana el sistema:
- 1 Revisa contacto@brandandco.cl buscando nuevos formularios de contacto (Shopify)
- 2 Extrae el nombre, empresa y servicio solicitado usando inteligencia artificial
- 3 Detecta si el equipo ya respondió ese hilo de correo
- 4 Crea el item en Monday → Nuevo Lead si nadie respondió · Primer Contacto si ya se respondió
- 5 Marca el correo como leído en Gmail
- 6 Envía un resumen por Telegram con los leads del día
⚡ No necesita el computador encendido — corre en un servidor remoto (VPS). · Solo procesa correos nuevos, nunca duplica.
Lo que el agente NO hace: no mueve leads entre etapas, no actualiza fechas de seguimiento, no envía correos ni WhatsApp. Todo eso es responsabilidad de Javier.
02 — Board Monday
Pipeline de leads — grupos del tablero
Los grupos representan la etapa real de cada cliente. Un lead debe avanzar (o retroceder a Frío) según lo que pase en la conversación.
Regla de oro: si un lead no avanza en su etapa después del SLA definido, se mueve a Frío. Desde Frío se reactiva a los 30 días si el cliente responde, o se pasa a Perdido si se descarta definitivamente.
03 — Acciones por etapa
Qué hace Javier en cada etapa
🟣
Nuevo Lead automático
El agente lo crea solo cada mañana a las 08:00
El lead llegó por el formulario web pero nadie del equipo ha respondido todavía.
| Acción de Javier | Plazo | Canal |
|---|
| Revisar el Telegram del agente o el grupo Nuevo Lead en Monday | Mismo día | Telegram |
| Enviar primer contacto con precios referenciales (rango en UF) para calificar el interés | Dentro de 24h hábiles | WA + Correo |
| Mover el lead a Primer Contacto en Monday y registrar la fecha | Al enviar el primer correo | Monday |
🔵
Primer Contacto manual
El equipo ya respondió, el cliente aún no ha contestado
| Acción de Javier | Plazo | Canal |
|---|
| Seguimiento 1 si no hay respuesta | Día 2 sin respuesta | Correo |
| Seguimiento 2 / aviso final | Día 4 sin respuesta | Correo |
| Sin respuesta → mover a Frío | Día 5 | Monday |
| Cliente responde → mover a En Conversación | Al recibir respuesta | Monday |
💬
En Conversación manual
Intercambio activo: cliente respondió pero aún no hay cotización formal
| Acción de Javier | Plazo | Canal |
|---|
| Mantener el hilo activo, responder preguntas, entender la necesidad | Máx. 48h entre respuestas | WA + Correo |
| Si califica → agendar reunión y mover a Reunión Realizada tras concretarla | — | Monday |
| Si ya hay suficiente info → pasar a Cotización en Proceso | — | Monday |
| Sin avance en 10 días → mover a Frío | Día 10 | Monday |
Si se agendó una reunión: el día previo enviar propuesta preliminar + preguntas clave por correo. El día de la reunión o al día siguiente: confirmar próximos pasos por WhatsApp.
📝
Cotización en Proceso manual
Se está preparando la propuesta formal
| Acción de Javier | Plazo | Canal |
|---|
| Preparar y enviar cotización formal (PDF) | Máx. 3 días hábiles | Monday / Correo |
| Al enviar → mover a Cotización Enviada y actualizar fecha | Al enviar | Monday |
📤
Cotización Enviada manual
Propuesta formal enviada, esperando respuesta del cliente
| Acción de Javier | Plazo | Canal |
|---|
| Seguimiento 1 | Día 3 sin respuesta | Correo |
| Seguimiento 2 (con urgencia/incentivo) | Día 6 | Correo |
| Aviso final | Día 9 | Correo |
| Sin respuesta → mover a Frío (recordatorio 30 días) | Día 10 | Monday |
| Cliente acepta → mover a Ganado | Al confirmar | Monday |
❄️
Frío
No hubo avance dentro del SLA · Se reactiva a los 30 días
| Acción de Javier | Cuándo | Canal |
|---|
| Revisar leads fríos y enviar reactivación | A los 30 días de inactividad | Correo |
| Cliente reactivado → mover a la etapa correspondiente | Al responder | Monday |
| Sin respuesta tras reactivación → mover a Perdido | 15 días después | Monday |
04 — SLA
Tiempos máximos de respuesta por etapa
| Etapa |
SLA máximo |
Si se supera |
| 🟣 Nuevo Lead → primer contacto |
24 horas hábiles |
Alerta en Monday · Telegram |
| 🔵 Primer Contacto sin respuesta del cliente |
5 días (2 seguimientos) |
Mover a Frío |
| 💬 En Conversación sin avance |
10 días |
Mover a Frío |
| 📝 Cotización en Proceso → envío |
3 días hábiles |
Escalada interna |
| 📤 Cotización Enviada sin respuesta |
10 días (3 seguimientos) |
Mover a Frío |
| ❄️ Frío → reactivación |
30 días |
Mover a Perdido si no reactiva |
Control semanal: cada miércoles auditar el tablero. Identificar tarjetas con SLA vencido y dejarlas listas para la reunión comercial del jueves.
05 — Columnas del board
Para qué sirve cada campo de Monday
Estos son los campos que Javier debe mantener actualizados. Los marcados ⚡ auto se llenan solos.
📧 Email ⚡ auto
Email real del cliente, extraído del formulario por el agente.
👤 Contacto
Nombre del contacto principal. Completar si el agente no lo detectó bien.
🏢 Rubro
Industria o categoría del cliente (ej. "Retail", "Gastronomía").
🛠️ Servicio Solicitado ⚡ auto
Lo que pidió en el formulario. Revisar y ajustar si la IA lo interpretó mal.
📅 Fecha de llegada ⚡ auto
Cuándo llegó el formulario. Referencia para calcular el SLA.
📅 Fecha 1er Contacto
Cuándo el equipo envió el primer correo. Completar al responder.
📅 Fecha Último Contacto ⚡ auto
Última actividad en el hilo de Gmail (equipo o cliente). Se actualiza automáticamente.
📅 Próximo Seguimiento
Cuándo hay que volver a contactar. Javier lo llena manualmente al registrar cada acción.
📊 Días en Etapa Actual ⚡ auto
Se calcula solo. Indica cuántos días lleva el lead en su etapa actual.
💵 Valor Estimado
Monto estimado del proyecto en CLP. Llenar cuando se define el servicio.
✉️ Correos del equipo
Cuántos emails del equipo se han enviado en el hilo. Se actualiza automáticamente.
✅ Lead respondió
Checkbox: marcar cuando el cliente haya enviado su primera respuesta.
🏷️ Canal de origen ⚡ auto
Cómo llegó el lead: formulario web, referido, directo, etc.
🎯 Categoría del lead
🔥 Oportunidad activa · 🌱 Prospecto · 🏁 Cerrado. Actualizar según prioridad.
📝 Notas
Historial libre: resumen de conversaciones, acuerdos, contexto importante. Todo lo que no entra en los campos anteriores va aquí, con fecha. El agente también agrega aquí el texto del formulario original.
06 — Reglas generales
Principios de uso del sistema
- Todo lead que llega entra a Monday ese mismo día — el agente lo hace automáticamente si viene por el formulario web. Si llega por otro canal (referido, WhatsApp directo), Javier lo crea manualmente.
- WhatsApp solo en dos momentos: el primer contacto y el seguimiento inmediato post-reunión. Todo lo demás es por correo (queda registro).
- Cada acción de seguimiento se registra en Notas con fecha — no solo el cambio de grupo. Ej: "26-jun: correo de seguimiento enviado, no hubo respuesta".
- Toda reunión termina con minuta enviada al cliente — sin minuta no hay registro de los compromisos y se pierde el hilo.
- El grupo refleja la realidad — si el cliente no respondió en 10 días, mover a Frío aunque la conversación haya sido prometedora.
- Actualizar Próximo Seguimiento cada vez que se toma una acción — Monday lo usa para saber qué está vencido.
- Nunca eliminar un lead — si se descarta definitivamente, mover a Perdido.
Resumen de responsabilidades:
El agente captura, crea y clasifica los leads de Shopify cada mañana.
Javier responde, mueve entre etapas, actualiza fechas y registra el historial.
Sebastián audita el tablero y revisa el SLA cada semana.